¿ Qué es Office 365 ?

 

Se trata de una herramienta que nos permite crear, acceder y compartir documentos de Word, Excel, OneNote y PowerPoint. En este sentido no presenta cambios con un paquete Office normal, pero la diferencia está en que puedes acceder a todos los programas en tiempo real. Además, podemos acceder desde cualquier dispositivo que tenga acceso a Internet y OneDrive.

 

Además de estos programas, también tenemos una serie de herramientas adicionales. Podemos tener acceso al correo electrónico, mensajería instantánea, videoconferencias, pantallas compartidas, almacenamiento en la nube, calendarios… Por lo que tenemos una gran cantidad de herramientas que nos permiten trabajar con total comodidad.

 

Office 365 es algo que se usa en empresas, ya que nos permite poder trabajar en documentos de forma compartida. Varias personas al mismo tiempo pueden editar documentos. Ideal si hay personas trabajando en distintos lugares del mundo.

 

Por lo general, las aplicaciones de escritorio se pueden usar hasta en cinco dispositivos (en su versión para hogar). Ya sea ordenador, tablet o un smartphone. De esta manera, estés donde estés, vas a tener acceso a tus documentos o a los archivos que se hayan almacenado en la nube de una manera muy cómoda. Además, en cuanto a correo tenemos la posibilidad de adjuntar archivos de hasta 25 MB y tenemos protección ante correos spam o maliciosos.

 

También hay que mencionar que Office 365 se actualiza de forma frecuente. Por lo que de manera habitual nos encontramos con nuevas funciones en el software. Todas ellas nos permiten hacer un uso más eficiente de estas herramientas.

 

Saque el máximo partido a Office 365 con estos trucos y recomendaciones que le permitirán ahorrar tiempo!

 

Los servicios Office 365 correo y resto de aplicacioness Office en modo cloud se encuentran dentro de los servicios más demandados por las empresas en la actualidad.

 

Es una gran opción que además, facilita no solo el trabajo en equipo, si no, la posibilidad de teletrabajo, ya que permite a los empleados, acceder a sus archivos desde cualquier dispositivo que tenga acceso a internet, además de trabajar de forma conjunta en mismos documentos, gracias a la funcionalidad de coautoría.

 

 

 

Recomendaciones Office 365: SharePoint & OneDrive

 

 

• No sincronices lo que no necesites.
• Evita problemas de sincronización con Office Online
• Mejora la colaboración usando la comunicación
• Descarga solo lo necesario y ahorra almacenamiento
• No sincronices lo que no necesites

 

Microsoft ya hace previo aviso, si se tienen más de 100 000 archivos sincronizándose, la sincronización puede ser muy lenta.

 

 

¿Cómo saber cuántos archivos tenemos sincronizados?

 

Fácil, hacemos clic derecho en nuestra carpeta de SharePoint y clic en “Propiedades”, desde ahí nos mostrará “Contiene”, con el número de archivos que se están sincronizando.

 

Frente a esto, como solución, lo conveniente sería no sincronizar todos nuestros archivos, para ello, clic en nuestra nube > configuración

 

Hacemos clic en “Seleccionar carpetas” y marcamos solo las carpetas que realmente nos interese tener sincronizadas.

 

 

 

 

Evita problemas de sincronización con Office Online

 

Cuando estamos trabajando con documentos en carpetas de sincronización (bibliotecas de documentos) de SharePoint o OneDrive. Para evitar problemas de sincronización, podemos utilizar la funcionalidad de “Ver en línea”. Con esta funcionalidad, podremos editar nuestros archivos, de forma simultánea con nuestros compañeros, gracias a la característica de coautoría, integrada en la versión web de Office 365.

 

También, es posible acceder directamente a nuestras bibliotecas de documentos compartidas por SharePoint, a través de la web. Para ello, simplemente debemos de seguir los siguientes pasos:

 

• Acceder al portal Office.com con su correo y contraseña de empresa.
• Abrir la aplicación OneDrive.
• Clic en la biblioteca compartida.
• Abrir el archivo deseado.

 

Mejora la colaboración usando la comunicación

 

Es posible que en ocasiones necesite trabajar junto con un compañero de la organización, en un mismo archivo. Para mejorar el rendimiento de trabajo, es importante que exista una buena comunicación entre los distintos trabajadores que se encuentran editando el archivo.

 

Con Office 365, tenemos la posibilidad de entablar una conversación con nuestros compañeros, mientras editamos el fichero en cuestión. Para ello, simplemente debemos seguir los siguientes pasos.

 

En la esquina superior de la derecha, del archivo que estamos editando, nos mostrará quienes se encuentran en el documento y la opción de “Conversación” o “Chatear”.
Comunicación compañeros con office 365

Comenzamos a conversar con nuestro compañero, para ponernos de acuerdo en las tareas a realizar.

Descargar solo lo necesario y ahorra almacenamiento

 

Si dispones de Windows 10 actualizado y la última versión de OneDrive, puedes utilizar la característica de archivos bajo demanda.

Esta funcionalidad le permitirá tener acceso a todos los archivos de su SharePoint desde el explorador de Windows, pero no tenerlos necesariamente descargados, por lo que podrá ahorrará una gran cantidad de espacio en sus dispositivos.

 

Los archivos se podrán encontrar en tres estados:

• Disponible cuando esté conectado.
• Disponible en este dispositivo.
• Siempre está disponible en este dispositivo.

 

Tendremos también la opción de “liberar espacio” de un archivo o carpeta que se encuentre descargado en nuestro dispositivo.